회의 진행, 이렇게 합니다

금년 소희재 시향 (2012년4월1일) 에 다녀와서 우리가 시향 모시고 총회를 진행할 때 조용하고 질서 있게 할 수 있는 방법을 생각 해 보왔읍니다. 우리 선대들이 차래나 제사때 모이면 고성이 오고 가고 조용하지 못하고 시끄러웠든 기억을 나게 하는 충분한 자극제가 되였다고 봅니다.

우리 세대는 선대들 보다 더 교육도 받았고 사고가 더 민주화가 되였으리라 생각됩니다. 그러니 여기에 회의 진행법을 첨부 하오니 자세히 읽어보시고 사회자는 이런 규칙에 따라서 질서 있고 차분히 회의를 진행하여 숭조돈종 의 목적을 달성 하도록 합시다.

__________________________________________________________________________

<교육자료>

회의 진행, 이렇게 합니다

단위노조에서 상집회의, 대의원대회는 노조에서 일상적으로 진행하고 있는 회의지만, 그 회의를 어떻게 준비하고 조직하고 진행하는가를 보면 그 노조의 조직력을 가늠할 수 있다.

단위노조 상집회의는, 간부들의 개별적인 일상활동을 회의를 통해서 총화하고 집중해내는 활동이다. 회의를 통해서, 간부들 개개인이 각자 추진하고 있는 사업을 상호 공유하고 점검하고, 새로운 사업을 계획하여 역할분담하고 당면한 문제를 해결해나간다.

회의가 시간이 되니까 하는 형식적인 회의가 아니라면, 안건을 준비하고 사전에 공유하고 회의를 통해 결정하고 실천하는 전 과정은 노조 조직활동의 꽃이라고 해도 과언이 아닐 것이다.

1. 회의는 왜 필요한가?

1) 일반적 관점에서

회의는 민주적인 조직운영에 있어 다양한 사람들의 의견을 하나로 결집시키는 과정이며, 형식이다. 조직성원들이 한가지 생각과 의견을 가지고 있다면 별 문제가 없겠지만, 현실적으로 불가능하다.

그러므로 일정한 규칙을 가지고 회의형식을 통해 전체가 동의할 수 있는 안을 도출하는 것이다. 물론 가장 바람직한 것은 토론을 통해 만장일치를 이끌어내는 것이나, 쟁점이 분명한 것을 억지로 합일시키고자 노력하는 것은 더 큰 문제를 낳게됨을 명심해야 한다.

2) 회의내용의 관점에서

- 정보 공유

노동조합 활동, 회사측, 정부․자본 등의 동향 등에 정보를 보다 집중적이고 집단적 으로 공유할 수 있다.

- 업무 진행상황에 대한 점검

현재 진행중인 노동조합 전체사업 및 간부들의 활동, 각 부서활동 등 전반적으로 진행중인 사업을 일목요연하게 점검․정리할 수 있다.

- 문제의 해결과 새로운 사업의 기획 -

회의를 통해 현재 또는 중장기적으로 발생한 문제에 대한 해결방안을 찾아낸다. 나아가 노동조합의 새로운 사업방향을 수립하고 기획할 수 있다.

2. 회의를 통해 무엇을 얻을 수 있는가?

1) 많은 사람의 의견과 지혜를 모을 수 있다.

위원장이나 간부 개개인의 능력이 아무리 뛰어날 지라도, 여러사람이 모여 토론하면 한 두사람의 의견보다 좋은 방안이 나올 수 있다. 또 여러사람이 토론하는 과정을 거치면서 서로 생각하지 못했던 점을 느끼고, 새로운 의견 및 방안을 개발함으로써 노동조합 활동을 더욱 강화시킬 수 있다.

2) 서로의 생각차이를 좁히고, 이해를 높일 수 있다. - 단결력 및 인간관계 강화

토론을 통해 상대방의 생각을 이해하게 되고, 자신의 생각도 이해받을 수 있다. 회의는 이렇게 서로간의 공감대를 형성케하여 노조 간부간에 인간관계와 단결력을 강화시킬 수 있다.

3) 결정사항에 책임감을 가지고 통일된 실천을 할 수 있다.

타인에게 지시받는 것보다는, 자신이 직접 참여한 회의에서 함께 논의하여 결정된 사항에 대해서 보다 책임감을 가지고 적극적으로 실천하게 된다. 논의과정에서 내가 왜 이 일을 하지 않으면 안되는가에 대해서 공감하게 되므로, 자신의 역할에 대해서 최선을 다해 실천할 수 있게 된다.

4) 회의를 통해 민주주의를 체득해 나간다.

회의를 통해서 서로의 의견을 민주적으로 교환하고, 의견차이를 조정하고 결론을 내리는 훈련을 하게 된다. 이 속에서 서로의 의견을 존중하고, 결정된 사항에 대해서는 복종하는 등 민주적 훈련을 하게 된다.

3. 회의시 지켜야 할 원칙

1) 회의 공개의 원칙

회의는 원칙적으로 모든 사람들에게 공개해야 한다.

2) 발언과 토론의 자유를 보장한다.

- 회의 구성원은 누구나 자유롭게 발언할 수 있다.

- 발언회수와 시간은 제한을 받으며, 의장의 발언허가를 받아야 한다.

- 발언권은 찬반 중 어느 쪽의 발언을 할 것인가를 물어서, 찬반 의견을 교대로 발표하도록 부여해야 한다.

3) 다수결의 원칙

민주적 회의의 원칙 중 다수결에 의한 결정방법으로, 그렇다고 소수의 권리가 무시되어서도 상관없다는 것은 아니다.

4) 소수 의견 존중의 원칙

소수의 의견을 존중해야 한다고 흔히 말하지만 실제로는 그렇지 않은 경우가 많다. 그러나 소수 의견이 다수 의견으로 언제 바뀔지 모르므로 다수결의 원칙이 보다 합리적일 수 있도록 해야 한다.

5) 정족수의 원칙

- 회의가 공식적으로 성립되고 의결하기 위해서는 일정 수가 참석해야 한다.

- 회의도중 정족수 미달이 된 경우, 그 전까지의 결정사항은 유효하나 이후부터는 정족수 미달의 경우에도 다룰 수 있는 사항만 다뤄야 한다.

6) 일사부재리의 원칙

회의 중 올바른 절차에 따라 결정된 문제는 절차상의 문제가 없는 한 그 회기 중에 다시 의제로 상정하지 않는다. 이 원칙의 예외규정이 번안(표결 재심의)동의이다.

7) 회기 불계속의 원칙

의사일정에 올라 있었지만 시간이 없거나 부득이한 사정으로 회의를 중도에서 폐회함으로서 미처 심의하지 못한 의안들은 어떤 특별한 조치를 취하지 않는 한 이 회의의 폐회와 함께 모두 폐기된다. (* 국회는 회기 계속의 원칙 적용)

8) 1동의(의제)의 원칙

한 의제(동의안)가 상정되어 종결되기까지는 다른 의제(동의안)와 관련하여 상정 또는 토론할 수 없다.

4. 회의시 의장의 역할

회의시 사회자, 즉 의장의 역할은 성공적인 회의진행을 위해 대단히 중요하다.

의장이 어떻게 회의를 진행하는가에 따라 회의 시 걸리는 시간과 회의의 흐름, 논의내용과 방식도 달라질 수 있다. 의장이 회의진행을 잘하기 위해서는 회의에 대한 사전 준비와 점검, 자기훈련과정을 거치면서 회의진행 능력을 개발해 나가야 할 것이다.

생산적이고 힘있고 활발한 회의진행을 위한 의장의 역할에 대해서 살펴보자.

1) 의장의 권한

회의질서 유지, 의사정리, 회의의 성립선언, 의제 상정, 의사진행, 발언자 지명, 표결선언 및 결과 선포 등

2) 안건과 관련한 정보와 자료를 사전에 검토하고 충분히 준비한다.

- 회의 안건이 상정되게 된 배경 및 이 안건이 어떻게 논의되고 결론날 것인지에 대한 의장 나름의 예상과 판단이 있어야 한다.

- 또 참석자들의 안건에 대한 다양한 의견과 입장에 대해서도 미리 예상해야 한다. 필요하다면 의장은 회의 사전에 참석자들의 의견을 사전에 조율(조정)할 수도 있다. 예를 들어 단위노조 상집회의 전에 위원장과 임원들이 함께 임원회의를 해서 안건에 대해 미리 검토해서 입장을 조율하거나, 간부들과 사전 면담을 거쳐 안건의 성격에 대해 미리 설명하여 회의를 보다 효과적으로 운영할 수 있을 것이다.

3) 공명정대하게 회의진행을 한다.

회의장에서는 누구나 평등하다는 원칙에 따라, 특정인에게 편중되는 회의진행을 해서는 안된다. 또 의장의 의견을 관철하기 위해 독단적으로 회의의 결론을 이끌지 않도록 해야 한다.

4) 발언독점 및 주제에서 벗어난 발언 등을 규제한다.

- 한사람이 오랜 시간 발언을 독점하면 이를 규제하고, 발언의 요지와 대립점을 명확하게 정리해준다.

- 주제와 어긋난 발언을 하면 의장이 이를 규제한다.

- 발언권을 주지 않았는데도 발언할 경우, 다른 사람이 설혹 나중에 발언을 요구했다 하더라도 정식으로 요구한 사람에게 발언권을 준다.

- 두사람이 동시에 발언요구를 할 때, 더 적게 발언한 사람에게 발언권을 준다.

5) 회의방향을 제대로 이끌어 가는 통솔력(지도력)이 있어야 한다.

- 회의에 참석하는 사람들은 다양한 의견을 가지고 있다. 참석자간에 입장의 차이로 갈등이 발생하거나, 감정적으로 대립하여 원만한 회의 진행이 어렵게 될 경우, 의장은 이에 대해 단호한 태도를 취하여 원래의 토론방향으로 이끌어낼 수 있는 통솔력이 있어야 한다.

- 상황에 따라서 참석자들의 감정적 발언을 규제하고, 원만한 회의진행을 촉구하거나, 필요하다면 정회를 통해 상호간에 감정을 자제하고 냉정을 되찾을 수 있는 시간적 여유를 준다. 또 적당한 유우머로 분위기를 환기시킬 수도 있을 것이다.

- 의견이 대립될 때 조정이 필요하거나, 가능하다고 판단될 때, 정회를 선포하여 조정기회를 갖도록 한다.

6) 회의시 의장의 자세

- 의장은 회의주제시 자세를 바르게 하고, 참석자 모두에게 시선을 골고루 보내면서 회의를 진행해야 한다.

- 회의시 의장은 항상 진지하고 열의가 넘치게 발언하여, 회의참석자들의 분위기를 집중시켜내야 한다.

- 회의시 의장이 흥분하거나, 감정적이 되어서는 곤란하다.

7) 모든 동의시 구성원에게 정확하게 전달하고, 발언자의 발언요지를 정확하게 파악하여 정리해야 한다.

- 동의안에 대한 설명과 의결 주문사항을 정확히 전달하여 주제에 벗어난 발언을 사전에 차단해야 한다.

- 발언자의 발언내용을 정확하게 파악하여 전체 구성원이 분명히 인식하도록 하고, 불분명한 경우에는 발언자에게 확인절차를 거쳐야 한다.

5. 회의 참석자의 자세

1) 발언하고자 하는 내용을 요약 정리하여 발언한다.

- 회의중에 자신의 의견을 장황하게 우왕좌왕하면서 발표하는 사람이 있다. 회의시 발언자가 자신의 의견을 분명하게 정리하지 않은 상태에서 길게 발언하는 것은 회의의 효과적인 운영을 위해서도, 의견을 듣는 다른 사람에 대해서도 좋은 자세라고 볼 수 없다.

- 발언자는 자신의 의견을 발표하기 전에 자신이 주장하고자 하는 내용을 머리속에, 또는 메모지에 요약정리하여 분명하고 설득력 있게 발언하는 것이, 회의에 임하는 올바른 자세라고 할 수 있다.

2) 회의규칙을 따른다.

- 의장의 지시를 준수하며, 반드시 “의장”하고 손을 들어 발언권을 얻은 후 발언한다.

- 발언중인데, 누군가가 또 발언을 하면 “발언중”이라고 말하여 발언을 제지해야 한다.

3) 회의 참석자 상호간에 인격을 존중한다.

- 설사 생각이 다르다 할지라도, 무례하거나 난폭한 발언으로 회의의 분위기와 품위를 손상시키지 않도록 한다.

- 상대방의 의견이 반드시 옳은 것이 아니라 할지라도, 그 자체로써 존중할 줄 알아야 한다.

4) 회의시 다른 행동이나 외부로부터의 호출, 핸드폰은 중지한다.

6. 올바른 발언과 의견을 듣는 방안

1) 발언시 유의사항

- 한정된 시간에 회의를 진행하기 위해서, 안건에 대한 자신의 기본적인 입장을 정리해서 타인이 쉽게 알아들을 수 있도록 정리해서 발언한다.

- 생각나는 데로 돌발적으로 발언하는 것은 대단히 무책임한 것으로, 타인의 의견이 아닌 분명한 자신의 의견을 발표하고 그 의견에 대해서는 책임을 진다.

- 회의주제에서 벗어난 토론으로 한정된 회의시간을 소비하지 않도록 발언시 유의한다.

- 찬성, 반대토론의 경우, 왜 찬성 또는 반대하는지 그 근거를 명확히 하여 발언한다.

- 상대방의 주장 전부를 반대하는 것인지, 그 중 일부를 반대하는 것인지 구별해서 발언한다.

- 반대는 상대방의 발언내용에 대한 것이지, 인격 그 자체에 대한 비판을 해서는 안된다.

- 회의 참석자의 상태와 수준에 따라 발언의 수위와 내용을 조절해야 한다.

2) 의견을 바르게 듣는 방법

- 발언자의 요지를 분명하게 파악하기 위해서는, 발언요지를 메모하면서 듣는다.

- 상대방의 의견을 사심없이 진지하게 경청한다.

7. 회의 결론 내릴 때 유의사항

1) 의견이 모아지지 않을 때, 가능한 정도까지 결론을 낸다.

쉽게 합의가 되어 결론이 날 경우는 문제가 없지만, 의견이 모아지지 않고 대립할 때는 완전한 타협점을 찾기보다는 가능한 만큼의 의견을 모아낸다.

2) 회의성격상 다수결이 어려운 경우는, 합의를 이끌어내기 위한 노력을 한다.

- 상집회의 등 다수결 결정보다는 전원일치 합의로 결정하는 것이 좋은 회의의 경우에는, 회의 전부터 성원에게 안건의 내용과 성격을 사전에 설명해주고, 합의를 이끌어내기 위한 준비를 해야 한다.

- 회의과정에서도 서로간에 생각의 차이를 좁혀내고, 일정한 양보를 하면서 최대한 합의를 끌어내기 위한 노력을 전개해야 한다.

3) 의장의 판단에 따라, 규칙에 따라 결론을 내릴 수 있다.

- 아무리 토론을 해도 결론이 나지 않는 경우, 찬성-반대토론을 일정정도 진행한 이후, 의장은 다수결 등의 회의규칙에 따라 결론을 내릴 수 있다.

※ 회의진행법

1. 회의순서

- 개회 - 정족수 확인(성원보고) - 개회선언 - 의장인사 - 의사록 통과(전기 회의록 보고) - 의사일정 통과(회순통과) - 상정안건 심의(안건토의 및 심의통과) : 심의할 안건은 반드시 회의를 소집할 때 통지한 안건으로 한다. 다만 긴급동의에 의하여 의결된 사항은 예정하지 않았던 사항이라도 상정할 수 있다. * 안건선포와 제안설명 : 상정한 안건을 선포하고 제안의 이유와 내용을 설명한다. * 질의 : 안건에 대해 궁금한 점을 먼저 질문하고 답변을 듣는다. * 토론, 수정안 제출 : 제안된 안건에 대한 찬반토론을 하고, 안건에 대한 수정안을 제출할 수 있다. * 결론(표결) : 안건에 대한 토론이 끝나면 결정을 한다. 표결에 들어갈 경우는, 제일 마지막에 나온 안부터 표결하고 다수결의 원칙에 따른다. - 폐회

2. 회의시 사용하는 용어

개회 회의의 시작

회기 개회부터 폐회까지의 기간

폐회 회의의 종료

산회 회기 중 개회부터 폐회전까지의 그날 그날 회의의 종료

유회 정족수가 안되어 회의가 성립되지 않음

정회 회의중에 회의장 상태를 그대로 두고 잠시 휴식하는 것

휴회 회의중에 회의장을 철수하여 상당기간 쉬는 것

속회 정회 또는 휴회했던 회의를 계속함

동의 자신의 의견을 회의에 제기하는 것으로 긍정형(나는 00할 것을 동의합니다)으로 해 야 하고, 재청을 얻어야 안건으로 성립한다.

① 원동의 : 어떤 문제를 제출하는 가장 근본이 되는 동의다. 원동의는 재청을 필요로 하며, 토론할 수 있고 수정할 수 있다.

② 보조동의 : 원동의가 상정되어 있을 때, 그 동의에 대해 수정 또는 새로운 조치를 취 하여 원동의를 보다 능률적으로 처리하기 위해 제출되는 동의다.

* 수정동의 : 원동의를 수정할 필요가 있을 때 한다. 수정동의가 채택되면 수정동의안에 대한 토론과 표결을 하고 부결되면 다시 원동의에 대한 심의를 계속한다.

* 재수정동의 : 수정동의에 대한 재수정동의

* 무기연기동의 : 원동의를 무기한 연기시키는 것으로 사실상 부결시키는 것과 같다.

* 토론종결동의 : 찬반토론이 충분하다고 판단되어 토론을 종료하고 표결에 회부하자는 동의.

③ 임시동의 : 의제의 순서와 절차에 관한 것으로, 회의 중 다른 동의가 존재하고 있을때에 우연히 발생하는 동의를 말한다. 이 동의는 즉시 처리되어야 하므로 다른 의제를 진행시키지 못한다.

* 의사진행에 관한 동의

* 동의의 철회 : 동의 제안자가 동의를 철회하기를 요구하는 동의

* 심의반대동의 : 원동의 심의를 반대하는 동의로, 토론에 들어가기 전에 해야 유효하다. 이 동의에서는 찬성, 지지는 필요없으며 2/3이상으로 의결된다.

④ 번안동의 : 결정된 의안을 다시 토의해서 뒤집는 것을 말한다. 결의하고 나서 금방은 못하고 개의도 못한다.

표결에 참석한 성원의 2/3 이상의 찬성을 얻어야 가결된다.

재청 동의에 찬성을 표시함

개의 동의와 다른 의견을 내는 것. 동의와 개의에 대한 표결을 하면 개의부터 표결을 한다.

3. 우선 심의 동의

- 의사진행

- 토론종결

- 의장 불신임

- 회의규칙에 관한 질문

- 정회, 휴회, 폐회

1. 정족수가 미달에도 제출․결의할 수 있는 동의 - 휴식, 폐회, 산회, 다음 회의의 일시와 장소 2. 남의발언 중에도 제출할 수 있는 동의 - 의사진행발언, 의장결정에 대한 이의, 일정의 촉진, 심의반대, 3. 2/3 이상의 찬성을 필요로 하는 동의 - 토론의 제한, 연장, 종결, 규칙의 일시정지, 심의 반대, 일정의 변경

4. 표결의 방법과 순서

- 구두, 거수, 기립, 기명투표, 무기명투표

- 찬성, 반대, 기권

5. 의사정족수

1) 일반의사정족수 - 재적인원 과반수의 출석과 출석인원 과반수의 찬성

조합원 총회, 대의원대회, 임원의 선거, 노동쟁의 발생결의, 예결산 처리 등

2) 재적인원 과반수 출석과 출석인원 2/3찬성

규약제정․변경, 임원의 불신임, 노조의 해산